Todoistは無料版にリマインダー機能がないのですが、IFTTTやmyThings経由でGmailを送る事で、リマインド機能を持たせると便利です。
すべての人におすすめとは言えないTodoist
https://ja.todoist.com/
Todoist自体の使い勝手は悪くないのですが、例えば買い物メモやその日のタスク管理などは、GoogleKeepが手軽で便利だと思っていますし、予定管理はGoogleCalendarで事足ります。
私がTodoistを使う大きな理由は、IFTTTとの連携があるからです。
ネガティブな話からで恐縮ですが、Todoistのなにが使いにくいかといえば、機能制限がある無料版ではリマインダーなどのタスク管理ツールに必須な機能が使えない点です。
有料版は現状では、年間3,500円の継続課金が必要です。今のところは有料版を使いたくなるほどの魅力は感じておらず、もっぱら無料版を使っています。
その後、有料版を使ってみました。
関連記事：Todoistの有料版と位置情報リマインダーの能力を比較してみた話
IFTTTとの連携に価値がある
そもそも、Todoistの代替サービスがあるのであれば、Todoistを使わなければいいのではないかという結論に達するはずです。
私は、アプリやサービスを利用するにあたって「なるべく少ないサービスでまかなう」ことを念頭に置いていて、Todoistは常にリストラ候補に上がっています。
ではなぜ使い続けているかというと、先にも書いたようにIFTTTやmyThingsに対応しているからだったりします。
タスクを登録したらGoogleCalendarに反映させたり、タスクが完了したらEvernoteに記録したりすることで、「やるべきこと」の発生〜完了までを記録することが容易になるからです。
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| myThingsを使ってリマインド機能を持たせています |
タスク管理とは
ちょっと脱線しますね。
「やるべきこと」が発生した時に心がけていることは、「5分で片付くことは今すぐ着手する」ように行動するということです。
なかなか難しい局面もありますが、ほんの少しの用事もタスク管理のフローに乗せて管理していては、スピード感がありません。
特にそのタスクが誰かから依頼された場合、つまり相手がいる場合はなおさら「速さ」「早さ」は重要です。
100%実践できてはいませんが、日常的に発生する短期的なタスクに管理ツールを使うシーンが少ないのではないか、と考えています。
加えて私の場合、GoogleKeepへの依存が高めです。
アプリの軽さと同期が魅力的で、ネットで見つけたニュース記事のメモやツイートのクリップ、やることリスト、本当のちょっとしたメモなどがどんどん蓄積されていきます。
また、時間が空いたら見直して、Keepのメモを消化して無くしていくようにしています。
まとめると、サクッと済ますことができるタスクはすぐ取り掛かる、そうでなくてもちょっとした案件はGoogleKeepを使う感じです。
この方法でひとつ難点があるとするなら、GoogleKeepはIFTTTに対応していないのです。
日々の中で、何かをこなしたという事実は立派なライフログですから、記録として残しておきたいという気持ちがあるのです。
ですから、比較的長期的な案件はTodoistを使って管理するようにして、タスク管理ツールの住み分けをしています。
Todoistにリマインダーを
Todoistを使うにあたって問題になってくるのが、リマインド機能。
タスク管理ツールを使うという事は、私の場合、「すぐに着手できず一旦処理を留保している」わけですから、リマインドしてほしいのです。私は忘れっぽい人間ですので、なおさらなんですね。
リマインドさせる方法はいくつかあります。
Todoistの有料版を使うのがスマートなのですが、そこまでしたくない場合は、Todoistでタスクを登録したら、IFTTTやmyThings経由でGmailに送るようにしています。
トリガーは、Todoistでタスクを作成した時。
タスクを作成したらmyThingsが自分宛にGmailを送るレシピを作成します。
以前はIFTTTで同じ事をしていましたが、同時にEvernoteのライフログノートにもタスクを作成したと記録してほしいので、ひとつのトリガーに対して複数のアクションを設定できる、myThingsに置き換えました。
中身に特別な工夫はなく、メールの本文にタスクの内容が書かれているだけの、シンプルなものです。この辺りはネットにたくさん解説がありますので、調べてみてください。
ちなみに同時にEvernoteのライフログ用のノートにも、タスクの作成されたらIFTTTのレシピが働いて記載されるようにしておきます。
リマインダー処理はInbox by Gmailが便利すぎる
このメールをリマインダーとして利用します。
Gmailには、「Inbox by Gmail」という、Gmailとは別のクライアントアプリがあります。
こちらは「メールを処理する」ことに特化していて、メールが関係するタスク管理には最適なツールだと思っています。
これにリマインド機能がありますから、myThings経由で自分宛てに送ったGmailをInboxで管理する事で、Todoistの擬似リマインダーとするのです。
つまり、
1 Todoistでタスク生成
2 IFTTT(myThings)→Gmail
3 送られてきたGmailにリマインダーをセット
という流れですね。
リマインダー - Inbox by Gmail ヘルプ
https://support.google.com/inbox/answer/6062813?hl=ja
Inboxのリマインダーは、GoogleKeepのリマインドとも同期しています。このへんはGoogleのサービスだなぁという感じですね。
ですから、簡単なタスク管理で使っているGoogleKeepのリマインダー付きメモも、Inboxで一括して管理できます。これが便利すぎます。
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| Inboxのリマインダー画面。GoogleKeepも連動している |
Keepのタスク処理と同様に、ちょっとした合間に来たメールの処理をInboxでやるようにしています。
処理したメールはInboxのホームから消えるので、未処理の案件が目に見えて分かります。
また、リマインドの期日が先のメールは一旦一覧から隠れますから、長期案件が並んで見にくいという事もありません。
スヌーズ機能もあり、一旦先延ばしにしたい場合にはあらためて期日を指定してリマインドさせることができます。その際もメール一覧からは非表示になるので、優先してやるべきものがわかりやすくなっています。
そして、無事やるべきことが完了したらTodoistのタスクも終了させます。
ここでもIFTTTのレシピを作っておいて、完了したらEvernoteのライフログノートに記載するようにしてあります。
タスク処理の過程をライフログに残す
これで、Todoistに擬似リマインダーを付与して、かつやるべきことの発生から完了までが、少々遠回りですがライフログに残るようになりました。
自動化できている部分は多くありませんが、日常の行動の中に組み込んでいることで情報が散らからず、スムースに処理していくことができています。
タスク管理の方法は色々ありますが、こんなのもあるよというお話でした。
